e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye arasındaki fark nedir?
Üç belge birbirine benzer ama farklı işler için kullanılır. Hangi durumda hangisinin düzenlendiğini ve satış akışına nasıl bağlandığını anlatıyoruz.
e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye çoğu zaman birbirinin yerine kullanılır. Oysa üçü farklı işler için vardır ve hangisinin düzenleneceği alıcının durumuna göre belirlenir.
Temel ayrım: alıcı kayıtlı mı?
En kısa ayrım şudur:
| Belge | Ne zaman | Alıcı |
|---|---|---|
| e-Fatura | Satış faturası | Sistemde kayıtlı mükellef |
| e-Arşiv | Satış faturası | Sistemde kayıtlı olmayan alıcı (son kullanıcı dahil) |
| e-İrsaliye | Sevkiyat belgesi | Malın fiziksel hareketi |
Yani e-Fatura ile e-Arşiv aynı işi yapar — ikisi de faturadır. Fark, karşı tarafın kayıtlı olup olmamasıdır. e-İrsaliye ise fatura değildir; malın taşınmasına eşlik eden belgedir.
Mükellef sorgusu neden her satışta yapılır?
Alıcının kayıtlı olup olmadığı zamanla değişir. Bugün kayıtlı olmayan bir firma üç ay sonra kayıtlı hâle gelmiş olabilir.
Bu yüzden fatura düzenlenmeden önce mükellef sorgusu yapılır. Sorgu yapılmadan gönderilen belge yanlış türde olabilir ve reddedilir.
Bu adım elle yapıldığında hem yavaştır hem unutulur; sistemin fatura anında sorgulaması gerekir.
E-ticarette akış nasıl işler?
Tipik bir B2C siparişinde akış şöyledir:
- Sipariş alınır
- Sipariş faturaya dönüştürülür
- Alıcı son kullanıcı olduğu için e-Arşiv düzenlenir
- Belge müşteriye iletilir (e-posta veya sipariş sayfası)
B2B tarafında ise alıcı genellikle kayıtlı mükelleftir; bu durumda e-Fatura düzenlenir ve belge alıcının sistemine düşer.
Kanal farkı, belge türünü de değiştirir. B2C çoğunlukla e-Arşiv, B2B çoğunlukla e-Fatura üretir.
e-İrsaliye ne zaman gerekir?
Mal fiziksel olarak hareket ediyorsa sevk belgesi gerekir. Fatura sevkiyattan sonra kesilecekse, malın yanında irsaliye bulunmalıdır.
e-İrsaliye, kâğıt irsaliyenin elektronik karşılığıdır; düzenlenir, gönderilir ve karşı taraf yanıt verir. Sevkiyatı yoğun olan işletmelerde bu sürecin sipariş kaydına bağlı olması önemlidir.
Entegratör seçimi ve bağımsızlık
e-belge gönderimi bir entegratör (özel entegratör) üzerinden yapılır. Yazılımınızın belirli bir entegratöre kilitli olmaması, sözleşme yenilerken elinizi rahatlatır.
self4 entegratör bağımsız çalışacak şekilde yazılmıştır; Uyumsoft, eFinans ve Nilvera bağlantıları mevcuttur. Mevcut anlaşmanızı sürdürebilirsiniz.
Pratik kontrol listesi
- Fatura öncesi mükellef sorgusu yapılıyor mu?
- Sipariş tek adımda faturaya dönüşebiliyor mu?
- Gönderim durumu (kabul/ret) takip edilebiliyor mu?
- Belge müşteriye otomatik iletiliyor mu?
- İade durumunda ilgili belge düzenlenebiliyor mu?
Belge türlerinin işletmenize özgü uygulaması için mali müşavirinizle çalışmanız gerekir. Özellikleri inceleyin.
Kanalları ayrı ayrı yönetmek zorunda değilsiniz
self4; B2B bayi portalını, B2C mağazayı ve pazaryeri kanallarını tek stok havuzu üzerinde birleştirir. 14 gün ücretsiz deneyebilirsiniz; kredi kartı istemiyoruz.
Ücretsiz deneyin Özellikleri inceleyinİlgili yazılar
Siparişten faturaya: elle yapılan işi nasıl bitirirsiniz?
Sipariş ile fatura arasındaki kopukluk, en çok zaman yiyen ve en çok hata üreten yerdir. Bu adımın nasıl tek tuşa indirileceğini anlatıyoruz.
Yazıyı okuyun →Kanal bazlı kârlılık analizi: hangi kanal gerçekten kazandırıyor?
Ciroya bakarak kanal kararı vermek, en çok kazandıran kanalı kapatmaya kadar gidebilir. Kanal bazlı net kâr hesabını ve hangi raporlara bakılacağını anlatıyoruz.
Yazıyı okuyun →Stok maliyeti nasıl hesaplanır? Kârı belirleyen sayı
Satış fiyatını herkes bilir, maliyeti çoğu işletme tahmin eder. Alış fiyatı ile gerçek maliyet arasındaki farkı ve değerleme yöntemlerini anlatıyoruz.
Yazıyı okuyun →