Siparişten faturaya: elle yapılan işi nasıl bitirirsiniz?
Sipariş ile fatura arasındaki kopukluk, en çok zaman yiyen ve en çok hata üreten yerdir. Bu adımın nasıl tek tuşa indirileceğini anlatıyoruz.
Çok kanallı satan işletmelerde en çok tekrarlanan iş, sipariş bilgisini fatura ekranına yeniden yazmaktır. Aynı veri iki kez girilir: bir kez sipariş olarak, bir kez fatura olarak.
Bu, hem zaman kaybıdır hem de hata kaynağıdır.
Kopukluk nerede oluşuyor?
Sipariş bir sistemde, fatura başka bir programda tutulduğunda arada bir insan durur. O insan şunları yapar: müşteri bilgisini kopyalar, kalemleri tek tek girer, iskontoyu yeniden hesaplar, vergi oranını seçer ve belgeyi gönderir.
Günde 50 siparişte bu iş saatler alır. Yoğun günlerde birikir, faturalar ertesi güne kalır ve sevkiyat gecikir.
Tek adımda faturalaştırma neyi gerektirir?
Siparişin doğrudan faturaya dönüşebilmesi için sipariş kaydının fatura için gereken her şeyi taşıması gerekir:
- Müşterinin vergi/TC bilgisi ve fatura adresi
- Kalem bazında ürün, adet, birim fiyat
- Uygulanan iskonto ve kampanya
- Vergi oranı
- Kargo bedeli ve varsa diğer masraflar
Bu bilgilerden biri siparişte yoksa, faturalaştırma yine elle tamamlanır. Bu yüzden asıl iş, faturada değil siparişin doğru toplanmasındadır.
Toplu faturalaştırma
Sipariş sayısı arttığında tek tek faturalaştırmak da yetersiz kalır. Aynı gün gelen siparişlerin listeden seçilip toplu olarak faturaya dönüştürülebilmesi, günlük kapanışı dakikalara indirir.
Burada dikkat edilecek nokta, hatalı kayıtların toplu işlemi durdurmamasıdır: eksik bilgisi olan sipariş ayrı listelenmeli, diğerleri işlenmeye devam etmelidir.
İyi bir toplu işlem, hata verdiğinde durmaz; hatalıyı ayırır, kalanı tamamlar.
Belge türü otomatik seçilmeli
Alıcı kayıtlı mükellefse e-Fatura, değilse e-Arşiv düzenlenir. Bu kararın kullanıcıya bırakılması hata üretir. Sistem, fatura anında mükellef sorgusu yapıp doğru türü kendisi seçmelidir.
Bu ayrımı e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye farkı yazısında ayrıntılı ele aldık.
İade tarafını atlamayın
Otomasyon genellikle satış yönünde kurulur, iade yönü elle kalır. Oysa iade de bir belge gerektirir ve stok ile cari tarafını etkiler. İade talebi karşılandığında ilgili belgenin düzenlenmesi de akışın parçası olmalıdır.
Kazanımı ölçün
Otomasyonun işe yarayıp yaramadığını iki sayı gösterir: sipariş başına harcanan ortalama süre ve fatura kaynaklı hata sayısı. Bu ikisi düşmüyorsa, otomasyon doğru yerde kurulmamıştır.
self4'te web ve pazaryeri siparişleri tek adımda faturalaştırılır; belge e-Fatura veya e-Arşiv olarak gönderilir. Özellikleri inceleyin.
Kanalları ayrı ayrı yönetmek zorunda değilsiniz
self4; B2B bayi portalını, B2C mağazayı ve pazaryeri kanallarını tek stok havuzu üzerinde birleştirir. 14 gün ücretsiz deneyebilirsiniz; kredi kartı istemiyoruz.
Ücretsiz deneyin Özellikleri inceleyinİlgili yazılar
e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye arasındaki fark nedir?
Üç belge birbirine benzer ama farklı işler için kullanılır. Hangi durumda hangisinin düzenlendiğini ve satış akışına nasıl bağlandığını anlatıyoruz.
Yazıyı okuyun →Kanal bazlı kârlılık analizi: hangi kanal gerçekten kazandırıyor?
Ciroya bakarak kanal kararı vermek, en çok kazandıran kanalı kapatmaya kadar gidebilir. Kanal bazlı net kâr hesabını ve hangi raporlara bakılacağını anlatıyoruz.
Yazıyı okuyun →Stok maliyeti nasıl hesaplanır? Kârı belirleyen sayı
Satış fiyatını herkes bilir, maliyeti çoğu işletme tahmin eder. Alış fiyatı ile gerçek maliyet arasındaki farkı ve değerleme yöntemlerini anlatıyoruz.
Yazıyı okuyun →