Toptan sipariş süreci: telefondan portala geçiş

Telefonla sipariş almak kötü bir yöntem değildir; ölçeklenmeyen bir yöntemdir. Beş bayiyle sorunsuz çalışır, elli bayide satış ekibinin bütün gününü yer, iki yüz bayide imkânsız hâle gelir.

Geçiş kararını duygusal değil, ölçülebilir bir eşikle vermek gerekir.

Geçiş zamanı geldi mi?

Şu belirtilerden üçü birden varsa, süreç kapasitesini doldurmuş demektir:

• Satış temsilcisinin gününün yarısından fazlası sipariş yazmakla geçiyor
• Ayda birkaç kez yanlış iskonto ya da yanlış ürün gönderiliyor
• "Stokta var mı?" sorusuna anında cevap verilemiyor
• Sipariş kayıtları ile sistem arasında ay sonu farkları çıkıyor
• Bayiler sipariş durumunu öğrenmek için tekrar tekrar arıyor

Bunlar teker teker küçük sorunlardır; birlikte göründüklerinde sistemik bir tıkanmaya işaret ederler.

Geçişten önce hazırlanması gerekenler

Portal açmadan önce üç şeyin düzgün olması gerekir. Bunlar eksikken açılan portal, sorunları görünür kılmaktan başka bir işe yaramaz.

1. Ürün kartları. Ad, kod, barkod ve varyant kırılımı net olmalı. Bayi ürünü portalda bulamıyorsa yine telefon eder.
2. Fiyat ve iskonto yapısı. Hangi bayinin hangi listeden, hangi oranla alacağı yazılı olmalı.
3. Stok doğruluğu. Portalda görünen adet gerçeği yansıtmalı. Yanlış stok, tek seferde güveni bitirir.

Aşamalı geçiş: hepsini birden açmayın

Bütün bayilere aynı gün portal açmak, en sık yapılan hatadır. Sorun çıktığında hem bayiler hem ekibiniz aynı anda etkilenir.

Daha güvenli sıra şudur:

• Pilot (2–4 hafta). En çok sipariş veren, size en yakın 3–5 bayiyle başlayın. Bunlar hata bildirir, küsmez.
• Genişleme. Pilotta çıkan eksikler kapatıldıktan sonra bayilerin yaklaşık yarısına açın.
• Tam geçiş. Telefonla sipariş almayı bırakmayın ama yönlendirin: "portalden girerseniz aynı gün çıkar."

Bayiyi portala zorlamak yerine, portalı telefondan daha hızlı hâle getirin. Alışkanlık kendiliğinden değişir.

Bayinin işini kolaylaştıran ayrıntılar

Benimsemeyi belirleyen şey, büyük özellikler değil küçük kolaylıklardır:

• Geçmiş siparişten tekrar sipariş. Çoğu bayi her ay benzer listeyi alır.
• Hızlı arama. Ürün kodu veya barkodla anında bulma.
• Net fiyat gösterimi. Liste, iskonto ve net fiyat birlikte görünmeli.
• Sipariş durumu. Bayi durumu görebiliyorsa telefon etmez.
• Bakiye görünürlüğü. Vade ve bakiye ekranda olmalı.

Geçiş sonrası ölçün

Portalın işe yarayıp yaramadığını üç sayı gösterir: portalden gelen sipariş oranı, sipariş başına düşen ortalama işlem süresi ve sipariş kaynaklı hata sayısı. Bu üçü iyileşmiyorsa sorun bayide değil, portalın kurgusundadır.

self4'te bayi siparişleri tek listede toplanır, doğrudan faturaya dönüşür ve stok aynı havuzdan düşer. B2B bayi portalını inceleyin.